De zakelijke brief

 

Eerst een voorbeeld:

 

E. Hazelhoen
Spaanlaan 5
1357 YZ Deventer

Schagen, 8 mei 2017 

Aan Lekkerboek
Postbus 123
4567 AB Abcoude

Betreft: annulering bestelling
 

Geachte heer/mevrouw,

Op 15 september jl. heb ik door middel van een antwoordkaart uit de VPRO-gids het boek “hoe vertel ik haar...?” bij u besteld. Deze uitgaven heb ik nog steeds niet ontvangen.

In de tussenliggende weken heb ik verschillende keren telefonisch contact gehad met mevrouw Van Swieten. Zij heeft mij beloofd het boek toe te sturen. Helaas is dat nog steeds niet gebeurd.

Gisteren heb ik het boek in de boekwinkel gekocht, omdat ik niet eindeloos op uw zending blijf wachten. Hiermee vervalt dus mijn bestelling.

Ik hoop u voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,

 

Erik Hazelhoen

 

Hieronder vind je een schematisch voorbeeld van deze veel gebruikte indeling:

 

 

De afzender

Van de afzender vermeld je naam, adres, telefoonnummer en eventueel e-mailadres.

Voorbeeld van een bedrijf:

Wolters-Noordhoff
Postbus 70041
9704 AA Groningen
Telefoon: 0900-2411602
E-mail: vragen-nl@tele2.com

Voorbeeld van een particulier:

K. Rendering
Planetenlaan 6
5531 BK Eindhoven
Telefoon: 040-2416822
Email: rendering@hetnet.nl

 

Dagtekening

Achter de plaatsnaam hoort een komma. Vervolgens noteer je voluit dag, maand en jaar.

Voorbeeld:

Eindhoven, 19 januari 2002

 

Geadresseerde

De adressering vermeld je in de brief en op de envelop. Vermeld ook de afdeling en/of de naam van de degene aan wie je schrijft.

Voorbeeld van een bedrijf:

SDO Software
afdeling verkoop
t.a.v. mevrouw K. van Buren
Ganssteeg 6
2813 SK Lelystad

Voorbeeld van een particulier:

De heer B. Spronk
Meteoorstraat 9
5632 BK Eindhoven

 

Betreft

In de betreftregel vermeld je het onderwerp van de brief in een paar woorden.

Voorbeeld:

Betreft: boekingsnummer 53827

 

Aanspreking

Hierin richt je je tot de geadresseerde.

Als je geen naam weet, schrijf je Geachte heer/mevrouw,

Als je de naam weet, gebruik je die, zonder voorletters of voornaam.

De aanspreking eindig je met een komma.

Voorbeeld:

Geachte heer Spronk,

 

Eerste alinea

Je begint de eerste alinea met een hoofdletter.

In deze alinea geef je informatie over de situatie waarin je zit, die maakt dat je de brief schrijft.

De meeste mensen vinden het onbeleefd als je met 'ik' begint.

 

Tweede en volgende alinea's

In deze alinea's kom je met een mededeling, verzoek, klacht of bedankje.

 

Slotalinea

Hierin geef je (nogmaals) aan wat je van de geadresseerde verwacht.

Als het om een verzoek of klacht gaat, bedank je voor de moeite.

 

Afsluiting en ondertekening

De meest gebruikte formules zijn:

Met vriendelijke groet(en),

of

Met de meeste hoogachting,

of

Hoogachtend,

Je afsluiting eindig je met een komma.

Je sluit af met je handtekening.
Als je namens een bedrijf of instelling werkt, vermeld je daarvan eerst de naam en daarna plaats je je handtekening.

Voorbeeld:

Met vriendelijke groet,
namens de directie van O.R.S. Lek en Linge

A.Lommers

(administratief medewerkster)

 

Bijlage(n)

Soms vraagt men je iets mee te sturen. Zo'n toevoeging wordt een bijlage genoemd.
Omdat die zoek kunnen raken, vermeld je dat je die hebt toegevoegd. Bovendien vermeld je het aantal.

Voorbeeld:

Bijlage: kopie van factuurnr. 12345

of

Bijlagen: 3